PR събитията и други важни постановки

Newtrend.bg, позната през последните 8 години като медия, водена от екип специалисти с маркетинг опит, се превръща официално в Консултантска и Маркетинг аутсорсинг Агенция, която съчетава техните най-силни страни, опитa, натрупан през годините и визията им за устойчив бизнес и иновации. Медийните контакти и ноу-хау ще бъдат използвани в полза на "Наръчниците за родители на дигитални деца", един проект на Фондация "Дигиталните деца", зад чиято реализация Newtrend застава еднолично.
pigs-in-love
Колко е важно да бъдеш етичен в комуникациите
11.03.2013
enhanced-buzz-17877-1315759529-4
Корпоративната социална отговорност – все още непозната в комуникационно отношение
20.03.2013

PR събитията и други важни постановки

events

Малко след Eventex Awards и преди двата ежегодни български PR фестивала – BAPRA Bright Awards и PR ПРиз, някак естествено се замисляме за една от най-популярните PR техники – събитието. Независимо, че често в главата на клиентите то се възприема като „лесна работа”, факт е, че не от всеки PR специалист става добър event мениджър. Колкото и лесно да изглежда отстрани, планирането и реализирането на качествено комуникационно събитие, никак не се свежда до това да направиш поредния забавен купон с журналисти. Не, защото не трябва да е забавно, а защото рядко думата „купон” успява да опише всичко онова, което остава скрито дълбоко „в кухнята” на събитието.

events

Ако оставим настрана клишетата, свързани с представата за едно такова мероприятие, обаче, организацията на ефективният PR ивент, всъщност представлява един доста динамичен и трудоемък процес. Ето накратко основните неща, които трябва да имаме предвид, ако планираме да организираме събитие, а нямаме възможност да се обърнем към специалисти за малко допълнителна помощ.

Поставяне на ясни и точни цели. Независимо, че доста често организирането на „там едно събитие за журналисти” се възприема като само по себе си съвсем достатъчно действие при нужда от „малко публичност”, то осмислянето му като самодостатъчен PR елемент, е меко казано – неправилно. Всяко комуникационно събитие трябва да представлява част от стратегическата публична визия на компанията и като такава, то не бива да се натоварва с повече очаквания, отколко може да понесе. Едно събитие няма как да позиционира трайно клиента ни в която и да е публична реалност и ако той поддържа подобни илюзии, най-добре е да му ги развалим още преди да сме предприели, каквото и да е по въпроса. Не за друго, а просто за да няма разочаровани на финала.

Едно от железните правила, които може да се намерят в специализираната литература по събитиен мениджмънт, гласи: „Организирайте събитие за журналисти само, ако имате какво ново да им кажете”. С други думи: имаме новина – имаме събитие, нямаме новина – нямаме и събитие. Защото практически събитието представлява само една ефектна и запомняща се форма, под която да поднесем своята новина. Ако нямаме какво ново да дадем на аудиторията, просто по-добре да не правим нищо.

Ако имаме новина, обаче, колкото по-запомнящ е начинът, по който ще я представим, толкова по-добре. Разбира се, всичко опира до бюджет, но въпреки това, практиката показва, че смелите идеи винаги са по-добре възприети. Като се има предвид, че събитийният мениджмът е най-разпространената PR техника и у нас, можем да си представим колко е голяма конкуренцията за идеи и внимание и убиването на номера с полугола чалга певица и кетъринг на корем, никак няма да ни гарантира постигане на целите.

Независимо колко е голям бюджетът ни, не бива да забравяме и още нещо важно – добрите събития не се случват от само себе си. За тях трябва да има достатъчно време, организация и екип. Няма как един човек да успее да организира голямо и ефектно събитие и да не очаква да стане някоя издънка. Не, защото не би могъл да се справи сам, а защото по време на голямо събитие, сякаш аксиоматично се случват всякакви издънки.

Независимо колко е голяма новината, която имаме до поднесем посредством събитието, което организираме, трябва да гледаме на него като на театрална постановка. В този ред на мисли, сценарият, който предстои да изградим, трябва да бъде логически издържан, да няма самоцелни елементи, да планираме всеки един момент от него, да предвидим върхови елементи, както и време с умерен динамизъм с възможност за асимилиране на информацията. Просто задължително – всяко комуникационно събитие трябва да има и подобаващ финал. Финалът е нещо, което често бива попретупвано при разписване на сценария, а всъщност той е онзи времеви отрязък, след който гостите си тръгват, като запазват трайно в себе си емоцията от последното впечатление.

Разглеждайки своето специално събитие като театрална постановка, на която ние сме ражисьори, изключително важен е кастингът, който ще проведем за ролите на главните ни герои. Може би малко противоречиво на използваното по-горе сравнение, но колкото по-малко „играят” водещите и са по-естествени, толкова по-добре. Почти всеки специалист по събитиен мениджмънт може да посочи хиляди примери, свързани с работата си с актьори, които не се подготвят предварително по сценария, излизат на сцената, опитват се да импровизират и … някак си не успяват да се справят много добре. Именно заради това, независимо колко големи имена сме наели за водещи на собственото ни събитие, трябва да изискваме от тях да се подготвят. Или поне – да прочетат сценария предварително.

Мястото, на което ще проведем събитието си, често предопределя съдбата на цялото мероприятие. У нас често се използват едни и същи локации, особено, когато се планират големи ивенти за много хора. Това, от една страна увеличава застраховката срещу евентуални рискове, но от друга – крие сериозена възможност от изпадане в клиширана до безкрайност ситуация. „Изтърканите” зали на големите хотели винаги са вариант, но преди твърдо да заложим на него, трябва задължително да помислим и за някакви други интересни опции. Всъщност добрата локация е съвкупност на някои елементарни дадености: паркинг, лесен достъп, гардероб, възможност за гъвкавост при внезапен обрат в прогнозата за времето, кетъринг, сервитьори. Останалото е въпрос на концепция.

Аудиторият и времето. Когато планираме кога да направим събитието си, трябва да се опитаме да погледнем през погледа на бъдещите си гости. Кога би им било най-удобно от гледна точка на техните общи трудови и битови навици, евентуални задръствания, други големи събития, сходни тематични мероприятия. Разбира се, трудно можем да предвидим съвсем всичко (като евентуален ден за траур, например), но колкото повече прогнозираме, толкова по-добре. Така например – събития за журналисти е най-подходящо да се правят между вторник и четвъртък, защото понеделник традиционно е ден за планьорки в медийте, а петък си е ден на майстора за повечето българи, независимо от пряката им трудова дейност.

И един последен съвет – нека преди да планираме и реализираме нашето специално събитие, да разгледаме какво правят „хората по света и у нас”. Какво са правили конкурентите ни, какво се прави в чужбина по сходен комуникационен повод или при подобни обстоятелства. Подценяването на „противника” никога не е добра практика, независимо, че голяма част от клиентите сериозно си държат на максимата „аз плувам в собствен коридор и околните не ме интересуват”. Във връзка с това, можете да хвърлите едно око на пресните победители от българското събитие за събития – Eventex Awards, както и на много други родни и международни форуми. Ако не друго – може да се вдъхновите и така неусетно да получите своята поредна добра идея!

The following two tabs change content below.
Д-р Кремена Георгиева е PR консултант с опит и в медиите. Експерт е по PR, убеждаваща комуникация и публично говорене. Лектор е на различни обучения, както в България, така и в чужбина. Създател е на онлайн пространството, посветено на най-добите световни PR кампании – PR@Festivals. Блогър.

Коментари

коментара

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

css.php